会务礼仪
日期：2013-01-06 发布人：
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会议。所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。（1）拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。（2）拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。（3）起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。要安排好座次。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。（1）形成可供传达的会议文件。（2）处理有关会议的文件材料。（3）为与会者的返程提供方便。一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容。1、规范着装；2、严守时间；3、维护秩序；4、专心听讲。 会见。按身份高低分接见和拜见。主方应先于客方到达会场，在门口迎候。双方就座后，应先进行自我介绍，先主后宾，交换名片，然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时主人与客人握手道别。安排会见要订好计划，明确时间、地点、议程，双方出席人员座次要排好；相对式排列时，面门一方为上，背门一方为下，每排居中为上、右尊左卑分列。并列式排列时，主人在左，主客在右。自由式排列时多用椭圆型会议室，宾主自由就座，适用于多边会见。 宴会。首先要排好菜单。多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，注意色香味形荤素搭配，少上昂贵菜肴，不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式，可根据来宾身份、人数，酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圆桌，每桌不宜超过10人，宜用双数。圆厅居中为上，横排时以右为上，纵排时以远为上，有讲台时临台为上。每张桌子上的具体排位，面门为主，右高左低，各桌同向。请柬上要注明桌次，宴会厅门口有桌次示意图，现场有引位员，每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生，具备很必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花，就餐时规矩很多，主要是不要发出大的声音，不要吸烟，不要强行派酒，不要挑拣菜肴，不要用餐具对别人指指点点，不要当众剔牙，不要随口乱吐嘴里的食物，不要在吃东西时讲话。 晚会。晚会要事先精心安排好节目，要根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系，本地的传统文化和实际能力拟定，应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主，必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。来宾座位的安排要便于安全保卫，位置要最佳，在正规的剧场内观看文艺演出，通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比较方便。演出前，接待人员要在门口迎候，并专门设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢迎。演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。 舞会。舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动,一般以两小时为宜,通常安排在晚上8点至10点,舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称,尾曲用《友谊地久开长》，使来宾知道舞会结束。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。男士应主动请女士共舞，女士可以婉拒，但男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说，只能请一位异性跳一支舞曲。一曲终了，全体跳舞者须在原地立定，面向乐队鼓掌致谢后，方可离去。 (责任编辑：外事办) |
